Organização e arrumação em 6 passos
Organização da secretária mais fácil
Pilhas de pastas em constante crescimento, inúmeros blocos de notas, fotografias das últimas férias e chávenas de café por lavar – é o que podemos encontrar em muitas secretárias. Ainda que existam estudos que dizem que um local de trabalho desorganizado estimula a criatividade, existem alguns argumentos a favor da variante bem organizada.
O Instituto Fraunhofer determinou que até um terço do tempo de trabalho é desperdiçado em escritórios com atividades sem valor acrescentado. As secretárias desorganizadas, onde os funcionários têm de procurar constantemente o documento certo, contribuem significativamente para esta ineficiência. Mas isso é fácil de evitar – deixe-nos mostrar-lhe como.
Porque é que a organização da secretária é tão importante?
À primeira vista, parece contraproducente passar tempo a organizar a sua secretária. Afinal de contas, poderia, em vez disso, ter mais trabalho feito. No entanto, uma secretária bem organizada beneficia-o de muitas maneiras:
- Trabalhará mais rapidamente se tiver todo o seu material de trabalho imediatamente à mão.
- É mais produtivo e pode concentrar-se melhor se o seu trabalho não for interrompido por ações de busca.
- Pode mover-se mais livremente se houver espaço suficiente na sua secretária.
- Causa uma impressão profissional nos clientes e colegas de trabalho se a sua secretária estiver arrumada.
- Evita a propagação de bactérias e vírus se a sua secretária for limpa regularmente.
6 passos para uma secretária perfeitamente organizada
Muitos empregados gostariam de ter uma secretária arrumada, mas não sabem por onde começar. Podemos ajudá-lo a ultrapassar este obstáculo. Em seis passos, pode organizar a sua secretária de modo a que esta permaneça arrumada durante muito tempo.
1. Limpar e arrumar a secretária
A fim de ter espaço suficiente para a reorganização, a primeira coisa que deve fazer é retirar todos os objetos e papéis da sua secretária. Depois limpe a superfície da secretária com um pano de microfibras húmido. Deve também limpar completamente as suas gavetas com um pano húmido.
Em princípio, é aconselhável limpar a secretária uma vez por semana. No entanto, deve limpar imediatamente qualquer resíduo alimentar ou manchas de bebidas derramadas, para que as fontes de germes não se possam desenvolver em primeiro lugar. Encontra mais informações sobre a limpeza correta dos seus utensílios de escritório eletrónicos no próximo capítulo.
2. Classificar os documentos e utensílios
Agora há certamente uma pilha inteira de papel e materiais de trabalho à sua frente. A melhor coisa a fazer é começar a classificar os documentos. Estes podem ser dispostos em quatro pilhas:
- Imediatamente necessário para as tarefas atuais
- Constantemente necessário
- Incerteza se ainda é necessário
- Pode ser imediatamente eliminado
Qualquer coisa que tenha sido colocado na pilha 4) pode ser imediatamente eliminada. Os documentos na pilha 3) podem ser retirados após duas semanas, se não os tiver utilizado antes. Os papéis nas pilhas 1) e 2) podem ser novamente colocados sobre a sua secretária, de preferência bem dispostos num elemento de classificação.
Agora dedique-se aos seus materiais de trabalho, tais como canetas, clipes de papel e outros utensílios. Tudo o que já não é funcional pode ser eliminado diretamente. Os materiais de que já não necessita devem ser devolvidos ao armazém ou entregues aos colegas.
3. Dispor ergonomicamente o equipamento de trabalho
O objetivo desta etapa é organizar todo o equipamento de trabalho frequentemente necessário de modo a que possa ser alcançado facilmente e de forma ergonómica. Com estas ajudas, pode evitar que a sua secretária se torne imediatamente numa nova confusão:
- Use os chamados libertadores de secretária para criar mais espaço na sua secretária. Com braços oscilantes para monitores e telefones, bem como suportes para notebooks e tablets, pode colocar o seu hardware de forma flexível e ao seu fácil alcance.
- Com a ajuda de sistemas de organização como depósitos de classificação, colunas giratórias para pastas de arquivo e caixas de gavetas, pode resolver a confusão de papéis na sua secretária. Todos os documentos encontram o seu lugar permanente.
4. Organizar gavetas
Qualquer equipamento de trabalho que tem de estar a um fácil alcance mas que não pertença à secretária pode ser guardado nas suas gavetas. Para que estas não sejam um caos total, temos três sugestões para si:
- Utilize divisórias e caixas de arrumação para criar compartimentos práticos onde o seu material de escritório possa encontrar o seu espaço. Desta forma, a ordem é mantida permanentemente.
- Forre as suas gavetas com um tapete antiderrapante para que os objetos não deslizem assim que abrir as gavetas.
- Identifique as suas gavetas e os seus compartimentos de modo a que todos os materiais acabem sempre no mesmo lugar.
5. Criar tabuleiro de entrada de correio
Ao longo do dia, muitos tipos de documentos, cartas e notas chegam à sua secretária. A fim de evitar que perturbem a sua organização recentemente criada, peça aos seus colegas que coloquem todo o correio num tabuleiro de entrada designado por si. Desta forma, pode processar o seu correio em momentos específicos do dia e não é perturbado durante o seu trabalho. Percorra o seu correio e estabeleça as seguintes prioridades:
- Elimine imediatamente os assuntos sem importância.
- Encaminhe os documentos pelos quais não é responsável.
- Coloque tudo o que possa ser arquivado imediatamente nas pastas apropriadas.
- Processe imediatamente o que pode ser feito em menos de cinco minutos.
- Determine quando pretende processar todos os outros documentos e coloque-os, por exemplo, num compartimento definido no seu elemento de classificação.
6. Arrumar no final de cada dia de trabalho
Planeie cinco minutos no final de cada dia de trabalho para um ritual de arrumação. Volte a colocar todo o material de trabalho no seu devido lugar para que comece todas as manhãs com uma secretária limpa e organizada. Isto vai dar-lhe um final de dia bem merecido.
Qual é a melhor maneira de limpar os equipamentos eletrónicos em cima da secretária?
Onde se acumulam a maioria das bactérias e vírus no escritório? Depois da chávena de café de ontem, o telefone é a maior fonte de germes. Como limpar corretamente este e outros utensílios de escritório, dir-lhe-emos aqui.
Telefone e smartphone
Os germes da sua mão e boca ficam presos no seu telefone. Deve, portanto, limpá-lo diariamente, especialmente durante a épocas das constipações.
- Desligue o telefone ou smartphone.
- Limpe o auscultador e as teclas do telefone com um pano de microfibras e desinfetante.
- Limpe o ecrã tátil do smartphone com um spray de higiene não alcoólico e um pano de microfibras.
- Certifique-se de que nenhum líquido penetre na caixa.
Teclado
Dedos sujos e migalhas de comida na sua secretária irão contaminar o seu teclado. Consoante o grau de sujidade, uma limpeza semanal deve ser suficiente.
- Desligue o computador.
- Vire o teclado e sacuda as partículas soltas.
- Sopre a sujidade mais aderente com um spray de ar comprimido.
- Limpe o teclado com um pano de microfibras e desinfetante.
- Limpe os espaços entre as teclas com um cotonete.
Rato
O que é válido para o seu teclado também se aplica ao seu rato: a limpeza diária é necessária para conter a propagação de germes.
- Desligue o computador.
- Limpe o rato com um pano de microfibras e desinfetante.
Ecrã
Uma limpeza semanal do seu monitor assegura uma visão sem estrias e impressões digitais.
- Desligue o computador e a fonte de alimentação do monitor.
- Limpe o ecrã com um pano de microfibras ligeiramente humedecido.
- Não utilize produtos de limpeza para vidros ou produtos de limpeza à base de álcool, uma vez que podem atacar a superfície.
Esperamos que as sugestões neste artigo o ajudem a ter um local de trabalho agradável e limpo. Teremos todo o prazer em aconselhá-lo sobre o equipamento de escritório adequado, produtos de limpeza e artigos sanitários.
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