Poupar dinheiro e ganhar tempo
6 sugestões para uma gestão eficiente do armazém
Independentemente de ser uma cave discreta ou um pavilhão de alta tecnologia – o armazém de materiais é o centro da sua empresa. E, portanto, também um dos principais fatores de custo. Além disso, as pequenas e médias empresas, em particular, investem frequentemente muito, mesmo muito tempo de trabalho na gestão do armazém.
A organização eficiente do seu armazém e dos processos associados influencia toda a cadeia de valor. É, portanto, essencial para o seu sucesso escrutinar regularmente a gestão do seu armazém e ajustá-la, se necessário. O seu objetivo: um armazém devidamente equipado que permite poupar dinheiro e ganhar tempo.
Que requisitos têm as pequenas e médias empresas de ter para a gestão do seu armazém?
As empresas de média dimensão operam de forma diferente das grandes empresas. Por conseguinte, colocam exigências especiais a um depósito ideal:
- A operação deve funcionar com pouco pessoal
- Até pequenos espaços devem ser utilizados da melhor maneira possível
- Elevados custos desnecessários devido ao armazenamento de material devem ser evitados
- A gestão diária do armazém deve demorar o mínimo de tempo possível
Em resumo: o armazém perfeito adapta-se aos processos existentes da sua empresa como uma engrenagem bem lubrificada e não gera quaisquer perdas devido à fricção. Desta forma, poupa recursos valiosos, tais como empregados, espaço comercial e o seu capital.
O que realmente importa no armazém: 6 sugestões práticas.
É possível encontrar muitos métodos e abordagens diferentes sobre o tema da otimização de armazéns. Mas quais são realmente relevantes para as pequenas e médias empresas? Compilámos uma lista das melhores sugestões para si. Todas as sugestões podem ser bem implementadas em pequenas e médias empresas e permitem reconhecer e aproveitar as oportunidades para melhorar o seu depósito.
Gestão inteligente do inventário: menos é mais
Tem sempre tudo em stock? O que parece tão tentador é bastante menos aconselhável para as pequenas e médias empresas. Grandes quantidades de stock imobilizam muito capital, causam custos contínuos e tornam o seu negócio pesado.
A gestão eficiente do inventário visa, portanto, manter o inventário tão pequeno quanto possível. As suas vantagens são custos de espaço mais reduzidos, tempos de armazenamento mais curtos, maior flexibilidade e mais organização. Pergunte a si mesmo:
- Que inventário posso reduzir sem afetar as operações comerciais?
- Que mercadorias posso encomendar mais frequentemente em quantidades menores?
- Posso organizar entregas “Just-in-Time” com os meus fornecedores?
Inventário permanente: manter o controlo
Será que sabe sempre que bens estão em que local e a que horas? Caso contrário, é altura de um software de controlo que realiza um inventário permanente. Isto significa: cada movimento da mercadoria é registado e comunicado ao computador central. Com apenas alguns cliques, obtém total transparência no que diz respeito ao seu stock em armazém. Isto faz uma grande diferença mesmo em armazéns mais pequenos:
- Responder de forma flexível a acontecimentos imprevistos ou pedidos espontâneos de clientes
- Poupar nos custos de pessoal através da automatização
- Encontrar mercadorias mais rapidamente, sem procura morosa em diferentes locais do armazém
- Manter a capacidade de reação, mesmo sem consultar constantemente o pessoal do armazém
E-Procurement: compras online facilitadas
Continua a adquirir os seus bens e serviços da forma tradicional, preenchendo laboriosamente os formulários de encomenda à mão? É melhor passar de uma compra manual para um processo online, normalizado e, sempre que possível, automatizado.
Ao utilizar sistemas de TI, está a criar uma interface eficiente entre os fornecedores e a sua empresa. O chamado E-Procurement tem grandes vantagens para as empresas de média dimensão:
- Acelera os processos da sua gestão de compras
- Reage de forma mais flexível às exigências dinâmicas do mercado
- Compara eficazmente os preços e podem assim identificar potenciais poupanças
- Mantém sempre o controlo graças a análises e relatórios integrados
- Prepara a sua empresa para um futuro totalmente digitalizado
A mudança para canais de aprovisionamento eletrónicos é um passo decisivo para uma gestão ótima do armazém – e menos dispendiosa do que se pensa.
Poupa problemas: armazenar corretamente as caixas de cartão
Armazém e caixas de cartão – dois termos que pertencem inseparavelmente um ao outro. Quase todas as empresas confiam nos especialistas em embalamento. E com razão, afinal de contas, o cartão é um material amigo que não é muito exigente se forem cumpridos alguns princípios:
- Armazenar as caixas de cartão a uma temperatura de 15 a 20 graus e a uma humidade inferior a 60%
- Se possível, empilhar as caixas de cartão sobre piso plano em vez de paletes
- Marcar as caixas de cartão no armazém de seis em seis meses e substituir as caixas de cartão defeituosas antes que a mercadoria seja danificada
- Com caixas de cartão retangulares é possível aproveitar melhor o espaço disponível
- O peso admissível da embalagem não deve ser excedido
Mais organização: colocar e rotular os bens de forma sensata
Os processos de trabalho eficientes são essenciais para um armazém ideal. A disposição correta dos bens constitui a base para tal. A utilização ótima do espaço e a ergonomia desempenham um papel neste contexto:
- Os bens frequentemente utilizados devem estar facilmente acessíveis, raramente os modelos especiais solicitados podem ser armazenados mais atrás. As coisas que são frequentemente solicitadas em conjunto devem ser mantidas juntas.
- Armazene a mercadoria de tal forma que os seus empregados sejam sobrecarregados o menos possível ao levantar e transportar a mercadoria. Isto significa: empilhar mercadorias pesadas perto do chão, as mercadorias mais leves podem ser armazenadas em prateleiras por cima.
- Introduza uma estrutura organizacional clara para que os artigos possam ser encontrados rápida e facilmente. A identificação também assegura mais clareza.
Criar espaço e organização: subcontratar o seu armazém
Um velho ditado empresarial: concentre-se naquilo em que é bom e delegue o resto. A força da sua empresa é o seu negócio principal – e não a gestão do armazém. Por conseguinte, faz sentido para as pequenas e médias empresas, em muitos casos, subcontratar o armazém.
A fim de tomar a decisão individual certa para a sua empresa, elabore uma lista transparente dos custos e solicite uma reunião com um perito em outsourcing.
Procure um parceiro competente para o seu armazém que mantenha o funcionamento do seu armazém atualizado, monitorize os processos e atue rápida e propositadamente em caso de problemas. As vantagens são óbvias:
- As responsabilidades por todas as questões em torno do armazém são claramente atribuídas
- Tem capacidades livres para outras tarefas na sua empresa
- Reduz os custos de funcionamento e poupa no investimento em novas tecnologias de armazenamento
A otimização do armazém é um processo contínuo que requer constantemente a sua atenção. Mas a nossa experiência demonstra-o: o esforço vale a pena. Muitas vezes, o seu investimento é recuperado sob a forma de tempo e dinheiro. Portanto, atreva-se a pôr à prova a gestão do seu armazém! Estamos aqui para o aconselhar individualmente sobre o tema do armazém.
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