Ambiente de trabalho e produtividade
3 estratégias comprovadas para organizar o local de trabalho e aumentar a produtividade
O trabalho improdutivo manifesta-se de várias maneiras: em reuniões, onde a equipa parece desmotivada, em funcionários frequentemente ausentes, ou na qualidade geral do trabalho. Essa lista poderia continuar indefinidamente, e certamente também tem exemplos da sua própria empresa.
Como contramedida, muitas vezes são oferecidas abordagens genéricas como “Invista no envolvimento!” ou “Melhore a comunicação!”. No entanto, como derivar estratégias concretas e viáveis para aumentar a produtividade a partir delas?
Para responder a essa questão, é necessário examinar mais de perto os fatores que influenciam significativamente a produtividade dos funcionários da sua empresa:
O local de trabalho
A conceção e qualidade do ambiente de trabalho físico podem diminuir ou aumentar a produtividade da sua equipa.
Os fluxos de trabalho
Fluxos de trabalho otimizados na sua empresa aumentam a eficiência, proporcionam maior transparência e facilitam a colaboração na sua equipa – resumidamente, a produtividade é promovida.
O ambiente de trabalho
Uma boa cultura empresarial afeta a mentalidade dos seus funcionários e a forma como eles interagem, refletindo na qualidade e produtividade do trabalho na sua empresa.
Mudanças positivas nessas áreas ajudarão a aumentar o envolvimento dos seus funcionários, melhorar a eficiência da sua equipa e, por fim, reduzir os dias de ausência. Para cada campo, encontrará neste artigo uma estratégia com propostas de melhoria concretas, que o auxiliarão na implementação de novas medidas para aumentar a produtividade ou expandir as abordagens existentes na sua empresa.
1. Um ambiente de trabalho produtivo e agradável
Comecemos pelo básico: a natureza do ambiente espacial direto dos seus funcionários. Quais são os impactos de fatores como ruído, luz ou qualidade do ar na produtividade da sua equipa? A disposição dos seus espaços favorece a criatividade e a produtividade?
- Condições de luz muito fracas, má qualidade do ar, altas temperaturas na área de trabalho ou exposição a ruídos provenientes de salas de produção ou armazéns podem não apenas ser perturbadores, mas, em alguns casos, até prejudiciais à saúde.
A melhor abordagem é perguntar diretamente aos funcionários sobre as condições que consideram stressantes. Até mesmo sons aparentemente impercetíveis, como o toque frequente de telefones ou telemóveis, podem tornar-se uma distração constante e ter um impacto negativo na produtividade ao longo do tempo. - Uma estrutura aberta da área de trabalho com mesas de trabalho de grupo promove a criatividade e a produtividade. Se não quer ou não pode fazer uma reconfiguração completa do seu escritório,
considere, por exemplo, equipar uma sala especificamente para métodos interativos de tomada de decisões ou desenvolvimento de ideias, com meios de apresentação analógicos e assentos confortáveis. - Observe a limpeza e a ordem dos espaços: um local de trabalho claramente estruturado e organizado, sem pastas de arquivo espalhadas, caixas empilhadas ou migalhas no teclado, ajuda os seus funcionários a se concentrarem melhor.
2. Processos de trabalho eficientes e aliviadores
Os processos organizacionais na sua empresa também influenciam o desempenho dos seus funcionários: quanto mais claros e estruturados forem os processos de trabalho, mais eficiente e produtiva poderá ser a sua equipa.
- Melhore os fluxos de trabalho na sua empresa: estruturas de pastas uniformes facilitam a busca por documentos entre departamentos, formulários padronizados e processos de aprovação garantem um funcionamento diário suave e rápido.
- Muitas tarefas na gestão de compras ou contabilidade podem ser simplificadas com o uso de ferramentas online e soluções automatizadas, como a aquisição eletrónica. Isso economiza tempo, recursos e alivia os seus funcionários.
- Simplifique também as instruções que se repetem e consomem muito tempo: guias ou programas de formação padronizados são adequados, por exemplo, para a integração de novos funcionários ou formações sobre a segurança.
3. Uma cultura empresarial positiva e aberta
Produtividade, compromisso e motivação são temas intimamente ligados e mutuamente dependentes. O nosso último tema, “Ambiente de trabalho”, é, portanto, provavelmente o mais complexo e ao mesmo tempo um dos mais importantes para alcançar um aumento na produtividade.
- Um equilíbrio entre trabalho e vida pessoal e a participação na definição dos horários de trabalho aumentam a motivação e, consequentemente, a produtividade. Dê aos seus funcionários a oportunidade de flexibilizar os seus horários de trabalho.
Ofereça dias de home office ou conceda à equipa mais liberdade em relação às pausas para o almoço: por exemplo, se lhe convier prolongar um pouco o intervalo num dia da semana, pode vir mais cedo no dia seguinte. - A boa comunicação é um tema muito abrangente. Como dicas fundamentais, gostaríamos de sugerir o seguinte: reserve regularmente tempo e espaço para discutir também temas aparentemente “não importantes” do dia a dia no escritório, para promover a troca de ideias.
Em reuniões, priorize a comunicação positiva: afaste-se de acusações e revisitação de problemas antigos – vá em direção a sugestões construtivas de melhoria, com foco no futuro. - A saúde dos seus funcionários não se limita apenas aos fatores físicos mencionados acima, mas também inclui aspetos mentais, como o nível de stress. A parte complicada: tanto o excesso quanto a falta de stress podem reduzir a produtividade de uma pessoa. Portanto, para essa parte, é importante conhecer muito bem a sua equipa: quem já faz as mesmas tarefas há muito tempo e precisa de um estímulo com um prazo mais curto? Quem é relativamente novo na área, ainda tem muito que aprender e talvez precise de um pouco de alívio?
Permaneça atento: o aumento da produtividade é um processo contínuo
O envolvimento eficaz dos funcionários, a organização eficiente do local de trabalho e o aumento da produtividade são temas cuja implementação muitas vezes ocorre lentamente. Não se desanime com a quantidade de medidas possíveis (e muitas vezes necessárias).
Escolha primeiro os objetivos mais fáceis de realizar. Em seguida, estabeleça prazos para áreas mais difíceis e pense quais medidas de curto prazo deseja implementar passo a passo para atingir objetivos mais complexos a longo prazo.
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