Como encontrar o destruidor de documentos correto
O material a cortar, a capacidade de corte, a classe de proteção, os níveis de segurança, o volume coletável... quando nos deparamos com a tarefa de encontrar o destruidor de documentos correto, rapidamente nos vem à mente uma panóplia de diferentes funções e propriedades. Em última análise, todos os documentos são diferentes e não é só, desde a implementação do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) da União Europeia que a proteção de dados está nos lugares cimeiros da lista de prioridades das empresas.
Mas, felizmente, existimos nós! Concebemos uma solução que lhe dá tranquilidade constante. Esta é composta pelas nossas Perguntas e respostas sobre a implementação do RGPD, onde pode encontrar algumas dicas e informação de base e também pelo nosso guia de compras, que explica os três critérios mais importantes (e ainda mais alguns) para a seleção do destruidor de documentos: 1) Ambiente de trabalho, 2) Classes de proteção e níveis de segurança e 3) Capacidade. Vamos a isso!
1. Em que ambiente de trabalho será utilizado o seu destruidor de documentos?
Vamos começar por algo simples: o volume coletável. Este determina quantas tiras de papel e partículas o seu destruidor de documentos consegue suportar, antes de ter de ser esvaziado. Quanto mais pessoas utilizarem o seu destruidor de documentos, maior deve ser a sua capacidade de suporte (a menos que queira ouvir os seus colegas a queixarem-se frequentemente de que o destruidor de documentos já está cheio outra vez). Compilamos algumas breves descrições de situações comuns, que seguem em anexo.
Escritório
- Para 1 – 3 pessoas
- Volume coletável até 25 litros
- Utilização diretamente no local de trabalho, para pequenos escritórios ou uso privado
- Uso ocasional
Secção
- Para 4 – 8 pessoas
- Volume coletável até 85 litros
- Utilização regular
Escritório de grandes dimensões
- Para 9 pessoas ou mais
- Volume coletável a partir de 86 litros
- Para escritórios de grandes dimensões ou um andar completo
- Utilização permanente
Indústria
- Volume coletável a partir de 290 l
- também para destruição de suportes de dados digitais
- para a utilização permanente
2. Qual a confidencialidade dos documentos que devem ser destruídos?
Classes de proteção e níveis de segurança: inicialmente, parece complicado. Mas não se preocupe. É, na verdade, muito simples. Depende realmente da confidencialidade dos documentos que pretende destruir. Ou, para simplificar ainda mais, depende do seguinte: para documentos que não sejam importantes, basta um modelo de iniciação, enquanto que os mais recentes e extremamente secretos valores de vendas do conselho de administração já devem passar pela versão profissional...
2.1 Classes de proteção
Classe de proteção 1: necessidade de proteção normal para dados internos
Para informações destinadas e acessíveis a grupos maiores. A publicação não autorizada teria consequências negativas limitadas sobre a empresa. A proteção de dados relacionados com pessoas tem de estar garantida. Exemplo: correspondência sem relevância para o know-how, catálogos, publicidade não endereçada, notícias ...
Classe de proteção 2: necessidade de proteção elevada para dados internos
Para informações limitadas a um pequeno círculo de pessoas. A transmissão injustificada teria grande influência sobre as empresas e poderia violar leis e deveres contratuais. A proteção de dados relacionados com pessoas tem de corresponder a elevadas exigências. Exemplo: correspondência com relevância para o know-how como propostas, orçamentos, relatórios, cartazes, dados pessoais ...
Classe de proteção 3: necessidade de proteção muito elevada para dados especialmente confidenciais e secretos
Para informações restritas a um círculo pequeno de pessoas conhecidas e com autorização de acesso. Uma transmissão injustificada teria consequências graves que colocaria a existência da empresa em risco e violaria os segredos, os contratos e as leis da empresa. A proteção de dados relacionados com pessoas tem de estar ilimitadamente garantida. Exemplo: documentos da gerência, documentos de pesquisa e desenvolvimento, dados financeiros, decisões ...
2.2 Níveis de segurança
Na destruição de documentos, os níveis de segurança baseiam-se essencialmente nos diferentes tipos de corte. Ou seja, quanto mais pequena for a largura das tiras ou quanto mais reduzido for o tamanho das partículas, maior é o nível de segurança.
Corte em tiras
- Destrua os seus documentos em tiras simples.
- Utiliza-se mais frequentemente em dispositivos de iniciação.
- Nível de segurança máximo atingido: 2.
Corte em cruz
- Geralmente, cumpre os requisitos do nível de segurança 3.
- Adequado para tornar ilegíveis dados sensíveis.
Corte em partículas
- Cumpre os requisitos do nível de segurança 4 e mais elevados (corte em micropartículas).
- De longe, a melhor opção para tornar dados sensíveis ilegíveis para sempre.
Nível de segurança P-1
- Dados gerais
- Reprodução possível com esforço simples
Nível de segurança P-2
- Dados internos
- Reprodução possível com esforço especial
Nível de segurança P-3
- Dados sensíveis
- Reprodução possível com esforço significativo
Nível de segurança P-4
- Dados particularmente sensíveis
- Reprodução possível com esforço extraordinário
Nível de segurança P-5
- Dados secretos
- Reprodução possível com métodos duvidosos
Nível de segurança P-6
- Dados secretos de segurança elevada
- Reprodução técnica impossível
Nível de segurança P-7
- Dados extremamente secretos de segurança elevada
- Reprodução impossível
Indicações importantes
No caso de existirem dados de diferentes níveis de segurança, recomenda-se que estes sejam separados consoante os diferentes níveis de segurança, ao destruir os documentos. Se tal não for possível, a destruição deve ser realizada essencial e uniformemente, de acordo com os mais elevados níveis de segurança, de modo a minimizar o risco de destruição insuficiente. Ou, simplificando: em caso de dúvida, opte por um nível de segurança mais elevado!
Apenas os destruidores de documentos com corte em partículas e nível de segurança 4 ou superior cumprem os critérios do RGPD para destruição de dados relacionados com pessoas. Para mais informação, consulte as nossas Perguntas e respostas sobre a implementação do RGPD.
2.3 Atribuição dos níveis de segurança às classes de proteção
A atribuição das três classes de proteção aos níveis de segurança pode ser consultada na seguinte tabela:
- Classe de proteção 1: nível de segurança 1 (*), 2, 3, 4 (**), 5 (**), 6 (**), 7 (**)
- Classe de proteção 2: nível de segurança 3, 4, 5, 6 (**), 7 (**)
- Classe de proteção 3: nível de segurança 4, 5, 6, 7
(*) Esta combinação não pode ser utilizada para dados relacionados com pessoas.
(**) Um nível de segurança maior cobre melhor a classe de proteção.
3. Quão potente deve ser o seu destruidor de documentos?
Mais uma vez, acaba por ser algo simples: além do volume coletável e da dimensão do corte, os destruidores de documentos distinguem-se também pela quantidade de folhas que podem ser destruídas em simultâneo. As indicações referem-se sempre a papel do formato A4 80 g/m². Temos uma gama de diferentes modelos para diferentes capacidades, desde quatro a 60 folhas ou mais, de uma vez só. Pense só no número de documentos que, em média, lhe aparecem para destruir... e no tempo que pretende passar a destruí-los.
O resultado num piscar de olhos? O nosso localizador de produtos!
Agora que já sabe tudo sobre os critérios mais importantes a ter em conta na seleção de um destruidor de documentos, o próximo passo é, de longe, o mais simples: clique simplesmente no nosso Localizador de produtos, responda a três breves questões sobre os temas mencionados e... pronto! Ordenamos previamente a nossa diversa gama de destruidores de documentos de modo a que lhe sejam propostos modelos que se adequam a todas as combinações de respostas. Mais confortável é impossível. Prometemos!
Outras funções e critérios de seleção
Classificações de materiais e tipos de suportes de dados
É claro que pode cortar e destruir papel com destruidores de papel. Mas, além desse, existem outros materiais que iremos enumerar, em seguida. Cada classe de material é composta por uma abreviatura que é indicada antes do nível de segurança como, por exemplo, P4 ou O3. Através desta combinação, é possível verificar, ao fazer a seleção, para que tipo de utilização o modelo em questão é mais adequado.
- P Produtos de papel
- F Informações em formato reduzido, como película, microfilme, etc.
- O Suportes de dados óticos, como CD, DVD e Blu-ray, etc.
- T Suportes de dados magnéticos, como disquetes, cartões de identificação e cassetes, etc.
- H Discos rígidos com suportes de dados magnéticos, computadores portáteis e discos rígidos externos
- E Suportes de dados elétricos, como Memory sticks, unidades de disco e telemóveis
Dica: na nossa gama de destruidores de documentos, utilize os critérios de filtragem do lado esquerdo, e limite a seleção com o filtro “Material a cortar”, por exemplo, com os valores “Cartões de crédito” ou “CD/DVD”.
Autofeed
A maioria dos nossos destruidores de documentos são verdadeiros “glutões”. Estes destroem papel em lotes sem que para tal precise de fazer nada. Basta premir um botão. Introduza simplesmente todo o material a destruir no destruidor de documentos, prima o botão Iniciar e... pronto. O dispositivo recolhe, de forma automática e gradualmente, todo o papel, destrói-o e proporciona-lhe tempo que pode utilizar para atividades mais importantes.
Funções adicionais como deteção de metal ou proteção contra sobreaquecimento
Alguns destruidores de papel têm funções adicionais especiais, que tornam a operação ainda mais confortável. Estas incluem, por exemplo, um lubrificador externo automático, que mantém os rolos de corte oleados e que garante uma capacidade de corte consistentemente elevada ou um mecanismo de corte OMDD, que tritura facilmente CD/DVD, cartões de cliente e de crédito e disquetes em pequenas partículas (2 x 2 mm). Além disso, uma proteção automática contra sobreaquecimento pode ser benéfica para si, principalmente se utilizar o seu destruidor de documentos com muita frequência (afinal, a maioria dos modelos não é adequada para utilização permanente). Assim, os dispositivos de qualidade elevada com esta função adicional mostram-lhe habitualmente quantos documentos ainda pode destruir ou quanto tempo deve esperar até que o destruidor de documentos volte a estar suficientemente frio para continuar.
A deteção de metal é também muito prática. No caso de não reparar num agrafo, o dispositivo protesta imediatamente e suspende temporariamente a operação, mantendo-se assim até que a peça de metal seja removida.
